Compromiso y gestión en marcha

Las exigencias del 2020 fueron, sin duda, un desafío mayor para los procesos de soporte, no solo para acompañar a nuestros colaboradores en medio de las complejidades de la pandemia sino para garantizar la continuidad de la operación.

En cuanto a lo primero, el acompañamiento a nuestros colaboradores, diseñamos y llevamos a cabo un plan para monitorear circunstancias particulares que resultaran impactadas por la pandemia y los confinamientos, y en consecuencia llevar a cabo las acciones pertinentes.

De otra parte, para garantizar la continuidad de la operación, ajustamos las formas y metodologías de trabajo para la virtualidad, desde la disposición las herramientas necesarias para ello hasta la capacitación necesaria para ello y, por supuesto, para la adecuación de las instalaciones de la Fundación para la alternancia y para el regreso gradual a la presencialidad.

Destacamos especialmente el esfuerzo liderado por nuestra Junta Directiva, orientado a no despedir a ninguno de los colaboradores por efectos de las exigencias de control y disminución del gasto y por las distintas medidas necesarias para la sostenibilidad financiera de la Fundación.

Espacios seguros

Para la construcción, aprobación e implementación de los protocolos de bioseguridad requeridos para mitigar y controlar la probabilidad de contagio en nuestras sedes, contamos con el soporte de la ARL Sura y de Gressa, empresa consultora especialista en la materia. El proceso, en algunos aspectos de ejecución permanente, incluyó:

  • Adopción de medidas de control administrativo para la reducción de la exposición al contagio: flexibilización de turnos y horarios de trabajo, adopción del trabajo remoto.
  • Capacitación de los colaboradores y contratistas en las medidas indicadas en los protocolos.
  • Seguimiento y reporte de las alteraciones en el estado de salud de los colaboradores, por medio de encuesta de sintomatología.
  • Suministro de los elementos de protección personal.
  • Adecuación de las instalaciones, tanto con remodelaciones y adaptación de espacios como con la ubicación de los equipos e insumos necesarios en puntos clave.

Además del cumplimiento de lo exigido en la sede de Suba, se implementó el SG-SST en la sede de Piedecuesta. De ese modo logramos un puntaje de 96,3% de los estándares establecidos en el decreto 1072 de 2015 y en la resolución 0312 de 2019 del Ministerio de Trabajo.

Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST

Formación y desarrollo de colaboradores

A través de las herramientas y plataformas virtuales, cumplimos con el plan de formación y desarrollo para todos los colaboradores. El plan se basó en el fortalecimiento de competencias blandas y técnicas enfocado al logro de los Objetivos Estratégicos de la Fundación y en los buenos hábitos para una vida saludable en medio de Pandemia.

El proceso abarcó a 46 colaboradores en la sede de Suba, en Bogotá, y 19 en la sede de Piedecuesta, Santander, en temas como:

  • Liderazgo estratégico.
  • Manejo eficaz del tiempo: planeación y organización.
  • Competencias de comunicación y vocería.
  • Manejo de emociones.
  • Hábitos para una vida saludable.

Con el fin de avanzar en el proceso de mejoramiento en el desempeño de los colaboradores de la Fundación, durante el año que nos ocupa avanzamos en el fortalecimiento y medición de la labor en el marco del cumplimiento de los objetivos del cargo y del desarrollo de sus competencias blandas.

Los resultados de la evaluación 360 grados mostraron un promedio general del 79% en el logro de objetivos y desarrollo de competencias, frente a 75% alcanzado en 2019.

Gestión del desempeño

Cultura y clima organizacional

Para avanzar en la construcción y fortalecimiento de la Fundación, aún a pesar de la virtualidad y de los confinamientos, durante el año desarrollamos un plan de trabajo de bienestar, basado en las adecuadas relaciones laborales, la socialización de objetivos y metas, la capacitación y la medición de la satisfacción laboral.

El porcentaje de satisfacción de los colaboradores en las distintas variables de clima y cultura organizacional se ubicó en el 87,3%.

Durante el año, avanzamos en la sistematización de procesos, como el de compras, y en la implementación de las políticas de seguridad de la información que contienen procesos y procedimientos que mitigan los riesgos y buscan proteger los atributos de la información: confidencialidad, disponibilidad, integridad y veracidad.

Asimismo en el marco del fortalecimiento del área administrativa y financiera implementamos un ERP World Office que integra procesos administrativos y contables esto redundó, entre otros, en la sisitematización de los procesos de compra e inventarios y en la optiminzación del control de estos últimos.

Sistemas de Gestión Documental

Comunicaciones

Adaptándonos a la virtualidad que exigió el 2020 y con el objetivo de fortalecer el posicionamiento y visibilidad de la Fundación de manera consistente ante los distintos grupos de interés, durante el periodo formulamos una estrategia de comunicaciones de alcance interno y externo, así como tácticas flexibles que respondieron a las necesidades puntuales del momento.

Así, y apalancados en el reciente inicio de construcción del ecosistema digital de la Fundación, y en el uso y disponibilidad de distintas plataformas, apoyamos el proceso de virtualidad y asistencia remota a través de la apertura de canales de comunicación digital que permitieron mantener la cercanía con las Niñas. Adolescentes, Jóvenes y padres y, por supuesto, apoyar la difusión de los contenidos de cada uno de los Ejes Transversales de Desarrollo en todos los Programas.

En cuanto a comunicaciones externas, gracias a la renovación gráfica y editorial del sitio web para responder a las tendencias del sector y al comportamiento del consumidor digital, hemos ido avanzando en el posicionamiento del mensaje y la marca de la Fundación. Si bien durante el periodo dimos pasos importantes en el en términos de visibilidad y de crecimiento de la comunidad digital (130% con respecto a 2019) se trató de los primeros pasos de lo que para 2021 se traducirá en una estrategia digital que además de incrementar, fortalezca la comunidad y redunde en beneficio de nuestra labor diaria en la gestión con las Niñas, Adolescentes y Jóvenes.

En materia de infraestructura y con el fin de seguir contando con instalaciones idóneas y adecuadas para la prestación de nuestros servicios a todas las Niñas, Adolescentes y Jóvenes, así como para el buen desarrollo de las tareas diarias de nuestros colaboradores, en el año 2020 la Fundación realizó inversiones en obras y adecuaciones en la casa de la Sede de Suba por valor de COP $230 millones, entre las que se encuentran:

  • Adecuación de redes de comunicaciones.
  • Adecuación de nuevos salones del Programa Jardín.
  • Construcción de un muro perimetral Piedecuesta.
  • La instalación de un nuevo parque, donación hecha por la sociedad Centro para el Desarrollo Infantil Huellas S.A.S.
  • La remodelación y adecuación de la cocina, inversión que ascendió a COP $61.872.521, y a la que la empresa Didemas Cocinas Industriales S.A.S. se vinculó con la donación del mesón principal de acero inoxidable.
  • La remodelación de varios de los salones y de la cancha de baloncesto en la Sede Suba.
  • Preparación y adecuación de acuerdo con los protocolos de bioseguridad: equipos e insumos de desinfección, adecuación y señalización de espacios, dotación de colaboradores y capacitación en las prácticas requeridas.

Infraestructura

Reuniones de Junta Directiva

A lo largo del periodo realizamos las reuniones necesarias para la toma de decisiones estratégicas, así:

  • Junta Directiva – 13 de febrero
  • Asamblea General – 28 de marzo
  • Junta Directiva – 29 de julio
  • Junta Directiva – 28 de octubre
  • Junta Directiva – 3 de diciembre